Trabajo de aplicación de un ERP

¿Qué es un ERP?

Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

La aplicación de un ERP en un Municipio

A continuación se describe las aplicaciones que puede tener la implementación de un ERP en un municipio cualquiera en Chile:

Entendiendo que un ERP es un sistema integral que pude agrupar en un solo sistema los deferentes sistemas que funcionan en una organización

El ERP funciona como un sistema integrado. Aunque pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada.

El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes o usuarios de una empresa u organización, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costes.

Los ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc...

Sistema de Adquisiciones

Registra todos los procesos de compras efectuados al interior la institución. Se basa en las normas de la Contraloría General de la República, en cuanto al registro de los pedidos provenientes de las distintas unidades de la organización, envíos y cotizaciones recibidas, generación de cuadros comparativos, emisión de las respectivas órdenes de compra y/o servicios. El sistema cuenta además, con la integración directa con Mercado Público.

Subsistema de Bodega

Otorga el control sobre todas las existencias de la entidad, ya sea a través de una, o varias bodegas. Establece la valorización de productos vía PMP o último precio de compra y stock en línea.

Subsistema de Activo Fijo

Mantiene el control sobre los bienes muebles e inmuebles que pertenecen a la institución, generando un manejo expedito de la información contenida en la base de datos correspondiente. Esto permitirá satisfacer las necesidades reales que afectan a este departamento, cumpliendo con todas las normas de la Contraloría General de la República.

Sistema de Recursos Humanos

Subsistema de Personal

Tiene por objeto administrar y controlar al Personal de la Institución. Lleva el control de todos los eventos administrativos y carrera funcionaria, de acuerdo a la legislación correspondiente.

Subsistema de Remuneraciones

Agiliza el proceso de cálculo de las remuneraciones correspondientes al personal de la institución. Cumple con las entidades reguladoras (Isapre, AFP, INP, etc.)

Subsistema de Reloj Control

Tiene por objeto dar apoyo al departamento de personal en cuanto al control de la asistencia de los funcionarios pertenecientes a la institución (atrasos, entradas, salidas, horas extras, etc.)

Subsistema de Intranet

Red que permite al funcionario realizar consultas (liquidación de sueldo, historial de ausentismo, cumplimiento de bienios, calificaciones, etc.), pedir solicitudes (certificados, feriado legal, permisos, etc.), visualizar su ficha personal, acceder a las noticias de la organización, documentos e información sobre eventos sociales, cumpleaños.

Subsistema de Work Flow

Herramienta de automatización de procesos que permite optimizar la descentralización decisional y la centralización de la información de los sistemas administrativos.

Subsistema de Bienestar

Permite administrar a través de Internet y de manera automatizada los beneficios y ayudas sociales entregadas a los funcionarios de la Municipalidad. De esta manera, es posible gestionar solicitudes electrónicas, reembolsos, etc.

Subsistema de Honorarios

El Programa de Honorarios tiene por objeto agilizar el proceso de pago a los funcionarios que trabajan a Honorarios a Suma Alzada al interior de las diversas áreas Municipales.

Subsistema de PMU (Código del Trabajo)

Realiza el proceso de Cálculo de Remuneraciones, considerando a los funcionarios contratados por programas o proyectos específicos, que poseen una determinada duración y cuyas fechas de pago son distintas.

Sistema de Administración Municipal

Subsistema de Control de Documentos

El Sistema de Control de Documentos tiene como principal objetivo ayudar a las Instituciones Públicas en la automatización de los procesos relacionados con el envío y recepción de correspondencia. Asimismo, colabora en la creación, almacenamiento y acceso a los documentos producidos por una municipalidad.

Sistema de Rentas

Subsistema de Patentes Comerciales

Tiene por objetivo la mantención de un registro ordenado de todas las Patentes otorgadas por la Municipalidad. Para ello, el sistema calcula valores, permite la impresión del formulario de pago y genera informes.

Subsistema de Inspección

Está diseñado para realizar el registro de todas las labores administrativas del Departamento de Inspección Municipal, permitiendo el ingreso de solicitudes de visitas de inspección, partes cursados, notificaciones y citaciones.

Subsistema de Cobranza

Realiza la cobranza proveniente de las deudas que poseen los contribuyentes con el Municipio, permitiendo rescatar la deuda desde los sistemas de Gestión de Patentes Comerciales, Derechos de Aseo, Permisos de Circulación y Convenios de Pago.

Subsistema de Derechos de Aseo

Mantiene de un completo registro de aquellos contribuyentes que se encuentran afectos a cobros de derecho de aseo, con los cargos correspondientes generados.

Subsistema de Arriendos y Permisos Provisorios

Mantiene el registro de los permisos esporádicos (de giro y pago inmediato) y de los permisos de carácter permanente (arriendos de propiedades, mercados, estacionamientos reservados, etc.), los que pueden ser cobrados en forma mensual, trimestral, semestral o anual.

Sistema de Tránsito

Subsistema de Licencias de Conducir

Establece un estricto control sobre los trámites que se realizan para el otorgamiento de una Licencia de Conducir.

Subsistema de Permisos de Circulación

Leva el registro comunal de vehículos, permitiendo emitir el Permiso de Circulación en el momento solicitado, junto con la información correspondiente. Además, brinda una atención rápida y expedita a los contribuyentes.

Subsistema de Gestión de Multas TAG

Permite administrar los datos de las multas que son recibidas por concepto de TAG en municipalidades a través de procesos de carga, generación de notificaciones, seguimiento de estados y emisión de devengados.

 

Sistema de Juzgado de Policía Local

El programa de Juzgado de Policía Local tiene como objeto llevar a cabo el ingreso y mantención de los datos correspondientes a la incorporación de una causa al Juzgado. A través de este sistema, será posible obtener una serie de informes tales como: Listado Bimensual de la Corte, Listado por Fecha de Citación, Estadística I.N.E, etc.

Sistema de Ayuda Comunitaria

Sub sistema de Asistencia Social

El Programa de Asistencia Social tiene por objeto administrar todas las ayudas sociales prestadas hacia los contribuyentes por el Municipio. De esta manera, controla las atenciones otorgadas a cada integrante de la familia y supervisa los recursos entregados por cada ficha familiar.

Sub sistema de Organizaciones Comunitarias

El Sistema de Organizaciones Comunitarias tiene por objetivo realizar el registro y la administración de información referente a las Organizaciones Comunitarias existentes en la comuna.

Sub sistema de Catastro Comunal

El programa de Catastro Comunal tiene por objetivo registrar y mantener todos los puntos específicos de ubicación de objetos del municipio.

Sub sistema de Receptores de Fondos Públicos – Registro de Personas Jurídicas

Tiene por objeto crear y administrar el Registro de Personas Jurídicas del Municipio, de acuerdo a la ley N° 19.862. Dicha normativa se refiere a el establecimiento de un control de las Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos que realizan donaciones a la Municipalidad y / o transferencias de recursos desde y hacia dichas personas jurídicas.

Sistema de Obras

Subsistema de Certificados de Obras

Controla los expedientes de aquellos ciudadanos que solicitan cualquier tipo de Certificados de Expropiación, Número, Zonificación, Urbanización, etc.

Subsistema de Permisos de Edificación

Controla los expedientes de los contribuyentes que solicitan Permisos de Edificación, Ampliaciones, Regulaciones, etc. Permite el ingreso de datos tan relevantes como mt2 de las superficies, Destinos de la Edificación, Rol de Avalúo de la Propiedad, Datos del Propietario, Clasificaciones o Categorías, Número de Permiso, Valores a Pagar, etc.

Sistema Financiero Contable

Comprende la automatización y control de la información Financiero Contable del Municipio, así como de los Departamentos de Salud y Educación. La plataforma Financiero Contable  contempla los siguientes subsistemas:

Subsistema de Contabilidad Gubernamental

Registra todos los hechos de carácter económico-financiero que se producen al interior de la entidad edilicia. Esta aplicación está basada en las normas de la Contraloría General de la República, en cuanto al registro de los ingresos devengados y percibidos. Su utilización se aplica a los gastos y obligaciones, tanto de órdenes de compra, como de todos los compromisos financieros. .

Sub sistema de Tesorería

Genera los egresos (cheques) y percibe los ingresos del Municipio. Por ejemplo, percibir una patente comercial, una orden de ingreso, un permiso de circulación, etc.

Subsistema de Órdenes de Ingreso

Emisión de las Órdenes de Ingreso. Además, funciona como complemento de las unidades giradoras que no cuentan con un sistema girador para los derechos varios, como lo son: Obras, Juzgado, Tesorería y Tránsito.

Subsistema de Conciliación Bancaria

Emite listados de cheques no conciliados (cobrados), nulos y caducados. Además, en cualquier instante puede consultar el libro de banco, listar los depósitos de un determinado período y desplegar el saldo real de todos los documentos pendientes de conciliar.

Subsistema de Convenios de Pago

Obtiene información relativa a los diversos departamentos que generan recursos al interior de la institución. Con la tenencia de estos datos, el sistema será capaz de controlar las morosidades de los contribuyentes con la entidad.

Anexos:

Módulo Presupuestario

Controla el Presupuesto de la Organización a través de las Pre Obligaciones. Permite la utilización de diferentes aplicaciones como lo son: Distribución del Presupuesto de la Cuenta por Área de Gestión, Centro de Costos, Distribución por Fechas, Validación de Presupuesto de las Cuentas por Mes, etc. El sistema además puede consultar sobre los gastos de la cuenta, el presupuesto y saldo.

Boletas de Garantía

Mantiene el control y el ordenamiento de las diversas boletas de garantía dejadas en custodia, pertenecientes a las distintas Unidades Municipales. Emite listados de boletas y avisos de vencimiento.

Sistema de Atención de Público

Subsistema de Ventanilla Única Municipal

Lleva a cabo el registro y control de la atención del público que concurre a un Municipio con el fin de solicitar un servicio o cumplir con una obligación tributaria. La aplicación permite generar una fluida atención, disminuyendo notablemente los tiempos de respuesta.

Subsistema de Atención al Vecino

Tiene como principal objetivo agilizar, facilitar, coordinar y controlar la atención otorgada por la plataforma de Ventanilla Única Municipal. El programa establece un sistema de turnos de acuerdo a las diversas solicitudes del vecino, complementando y optimizando las aplicaciones de Ventanilla Única.

Subsistema de Ventanilla Única Social

Administra todas las ayudas sociales prestadas hacia los contribuyentes por el Municipio desde un sólo lugar. Interconecta y centraliza los servicios pertenecientes al área social del Municipio, reúne soluciones tanto físicamente, como a nivel de una aplicación, dando ágil respuesta al contribuyente.

Conclusión:

En definitiva lo que permite la herramienta ERP es mantener en un sistema integral el funcionamiento de todos estos sistemas y subsistemas, de modo que quienes tienen accesos a el, puedan tener una visión general y detallada de cada uno de los subsistemas.

Lo anterior, conlleva que todos quienes requieran información de otras dependencias a través de la intercomunicación puedan elaborar productos con mayores insumos de información permitiendo dar un valor agregado a lo que se deba elaborar.

No solo permite a quienes desarrollan sus actividades al interior de una organización tener el acceso a todos los sistemas y subsistemas, sino que a los usuarios externos el poder recibir una información más objetiva y detallada de lo que requiere.