Trabajo
de aplicación de un ERP
¿Qué es un ERP?
Una
definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning –
Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de
información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa,
especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el
inventario, los envíos y la contabilidad.
La aplicación de un ERP en un
Municipio
A
continuación se describe las aplicaciones que puede tener la implementación de
un ERP en un municipio cualquiera en Chile:
Entendiendo
que un ERP es un sistema integral que pude agrupar en un solo sistema los
deferentes sistemas que funcionan en una organización
El ERP
funciona como un sistema integrado. Aunque pueda tener menús modulares, es un
todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos
centralizada.
El
propósito de un software ERP es apoyar a los clientes o usuarios de una empresa
u organización, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un
eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar
los costes.
Los
ERP-s funcionan en todo tipo de empresas y su selección depende de factores
como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc...
Sistema
de Adquisiciones
Registra
todos los procesos de compras efectuados al interior la institución. Se basa en
las normas de la Contraloría General de la República, en cuanto al registro de
los pedidos provenientes de las distintas unidades de la organización, envíos y
cotizaciones recibidas, generación de cuadros comparativos, emisión de las
respectivas órdenes de compra y/o servicios. El sistema cuenta además, con la
integración directa con Mercado Público.
Subsistema de Bodega
Otorga
el control sobre todas las existencias de la entidad, ya sea a través de una, o
varias bodegas. Establece la valorización de productos vía PMP o último precio
de compra y stock en línea.
Subsistema de Activo Fijo
Mantiene
el control sobre los bienes muebles e inmuebles que pertenecen a la
institución, generando un manejo expedito de la información contenida en la
base de datos correspondiente. Esto permitirá satisfacer las necesidades reales
que afectan a este departamento, cumpliendo con todas las normas de la
Contraloría General de la República.
Sistema
de Recursos Humanos
Subsistema de Personal
Tiene
por objeto administrar y controlar al Personal de la Institución. Lleva el control
de todos los eventos administrativos y carrera funcionaria, de acuerdo a la
legislación correspondiente.
Subsistema de Remuneraciones
Agiliza
el proceso de cálculo de las remuneraciones correspondientes al personal de la
institución. Cumple con las entidades reguladoras (Isapre, AFP, INP, etc.)
Subsistema de Reloj Control
Tiene
por objeto dar apoyo al departamento de personal en cuanto al control de la
asistencia de los funcionarios pertenecientes a la institución (atrasos,
entradas, salidas, horas extras, etc.)
Subsistema de Intranet
Red que
permite al funcionario realizar consultas (liquidación de sueldo, historial de
ausentismo, cumplimiento de bienios, calificaciones, etc.), pedir solicitudes
(certificados, feriado legal, permisos, etc.), visualizar su ficha personal,
acceder a las noticias de la organización, documentos e información sobre
eventos sociales, cumpleaños.
Subsistema de Work Flow
Herramienta
de automatización de procesos que permite optimizar la descentralización
decisional y la centralización de la información de los sistemas
administrativos.
Subsistema de Bienestar
Permite
administrar a través de Internet y de manera automatizada los beneficios y
ayudas sociales entregadas a los funcionarios de la Municipalidad. De esta
manera, es posible gestionar solicitudes electrónicas, reembolsos, etc.
Subsistema de Honorarios
El
Programa de Honorarios tiene por objeto agilizar el proceso de pago a los
funcionarios que trabajan a Honorarios a Suma Alzada al interior de las
diversas áreas Municipales.
Subsistema de PMU (Código del
Trabajo)
Realiza
el proceso de Cálculo de Remuneraciones, considerando a los funcionarios
contratados por programas o proyectos específicos, que poseen una determinada
duración y cuyas fechas de pago son distintas.
Sistema
de Administración Municipal
Subsistema de Control de
Documentos
El
Sistema de Control de Documentos tiene como principal objetivo ayudar a las
Instituciones Públicas en la automatización de los procesos relacionados con el
envío y recepción de correspondencia. Asimismo, colabora en la creación,
almacenamiento y acceso a los documentos producidos por una municipalidad.
Sistema
de Rentas
Subsistema de Patentes
Comerciales
Tiene
por objetivo la mantención de un registro ordenado de todas las Patentes
otorgadas por la Municipalidad. Para ello, el sistema calcula valores, permite
la impresión del formulario de pago y genera informes.
Subsistema de Inspección
Está
diseñado para realizar el registro de todas las labores administrativas del
Departamento de Inspección Municipal, permitiendo el ingreso de solicitudes de
visitas de inspección, partes cursados, notificaciones y citaciones.
Subsistema de Cobranza
Realiza
la cobranza proveniente de las deudas que poseen los contribuyentes con el
Municipio, permitiendo rescatar la deuda desde los sistemas de Gestión de
Patentes Comerciales, Derechos de Aseo, Permisos de Circulación y Convenios de
Pago.
Subsistema de Derechos de Aseo
Mantiene
de un completo registro de aquellos contribuyentes que se encuentran afectos a
cobros de derecho de aseo, con los cargos correspondientes generados.
Subsistema de Arriendos y
Permisos Provisorios
Mantiene
el registro de los permisos esporádicos (de giro y pago inmediato) y de los
permisos de carácter permanente (arriendos de propiedades, mercados,
estacionamientos reservados, etc.), los que pueden ser cobrados en forma
mensual, trimestral, semestral o anual.
Sistema
de Tránsito
Subsistema de Licencias de
Conducir
Establece
un estricto control sobre los trámites que se realizan para el otorgamiento de
una Licencia de Conducir.
Subsistema de Permisos de
Circulación
Leva el
registro comunal de vehículos, permitiendo emitir el Permiso de Circulación en
el momento solicitado, junto con la información correspondiente. Además, brinda
una atención rápida y expedita a los contribuyentes.
Subsistema de Gestión de Multas
TAG
Permite
administrar los datos de las multas que son recibidas por concepto de TAG en
municipalidades a través de procesos de carga, generación de notificaciones, seguimiento
de estados y emisión de devengados.
Sistema
de Juzgado de Policía Local
El
programa de Juzgado de Policía Local tiene como objeto llevar a cabo el ingreso
y mantención de los datos correspondientes a la incorporación de una causa al
Juzgado. A través de este sistema, será posible obtener una serie de informes
tales como: Listado Bimensual de la Corte, Listado por Fecha de Citación,
Estadística I.N.E, etc.
Sistema
de Ayuda Comunitaria
Sub sistema de Asistencia Social
El
Programa de Asistencia Social tiene por objeto administrar todas las ayudas
sociales prestadas hacia los contribuyentes por el Municipio. De esta manera,
controla las atenciones otorgadas a cada integrante de la familia y supervisa
los recursos entregados por cada ficha familiar.
Sub sistema de Organizaciones
Comunitarias
El
Sistema de Organizaciones Comunitarias tiene por objetivo realizar el registro
y la administración de información referente a las Organizaciones Comunitarias
existentes en la comuna.
Sub sistema de Catastro Comunal
El
programa de Catastro Comunal tiene por objetivo registrar y mantener todos los
puntos específicos de ubicación de objetos del municipio.
Sub sistema de Receptores de
Fondos Públicos – Registro de Personas Jurídicas
Tiene
por objeto crear y administrar el Registro de Personas Jurídicas del Municipio,
de acuerdo a la ley N° 19.862. Dicha normativa se refiere a el establecimiento
de un control de las Personas Jurídicas Receptoras de Fondos Públicos que
realizan donaciones a la Municipalidad y / o transferencias de recursos desde y
hacia dichas personas jurídicas.
Sistema
de Obras
Subsistema de Certificados de
Obras
Controla
los expedientes de aquellos ciudadanos que solicitan cualquier tipo de
Certificados de Expropiación, Número, Zonificación, Urbanización, etc.
Subsistema de Permisos de
Edificación
Controla
los expedientes de los contribuyentes que solicitan Permisos de Edificación,
Ampliaciones, Regulaciones, etc. Permite el ingreso de datos tan relevantes
como mt2 de las superficies, Destinos de la Edificación, Rol de Avalúo de la
Propiedad, Datos del Propietario, Clasificaciones o Categorías, Número de
Permiso, Valores a Pagar, etc.
Sistema
Financiero Contable
Comprende
la automatización y control de la información Financiero Contable del
Municipio, así como de los Departamentos de Salud y Educación. La plataforma
Financiero Contable contempla los siguientes subsistemas:
Subsistema de Contabilidad
Gubernamental
Registra
todos los hechos de carácter económico-financiero que se producen al interior
de la entidad edilicia. Esta aplicación está basada en las normas de la
Contraloría General de la República, en cuanto al registro de los ingresos
devengados y percibidos. Su utilización se aplica a los gastos y obligaciones,
tanto de órdenes de compra, como de todos los compromisos financieros. .
Sub sistema de Tesorería
Genera
los egresos (cheques) y percibe los ingresos del Municipio. Por ejemplo,
percibir una patente comercial, una orden de ingreso, un permiso de circulación,
etc.
Subsistema de Órdenes de Ingreso
Emisión
de las Órdenes de Ingreso. Además, funciona como complemento de las unidades
giradoras que no cuentan con un sistema girador para los derechos varios, como
lo son: Obras, Juzgado, Tesorería y Tránsito.
Subsistema de Conciliación
Bancaria
Emite
listados de cheques no conciliados (cobrados), nulos y caducados. Además, en
cualquier instante puede consultar el libro de banco, listar los depósitos de
un determinado período y desplegar el saldo real de todos los documentos
pendientes de conciliar.
Subsistema de Convenios de Pago
Obtiene
información relativa a los diversos departamentos que generan recursos al
interior de la institución. Con la tenencia de estos datos, el sistema será
capaz de controlar las morosidades de los contribuyentes con la entidad.
Anexos:
Módulo
Presupuestario
Controla
el Presupuesto de la Organización a través de las Pre Obligaciones. Permite la
utilización de diferentes aplicaciones como lo son: Distribución del
Presupuesto de la Cuenta por Área de Gestión, Centro de Costos, Distribución
por Fechas, Validación de Presupuesto de las Cuentas por Mes, etc. El sistema
además puede consultar sobre los gastos de la cuenta, el presupuesto y saldo.
Boletas
de Garantía
Mantiene
el control y el ordenamiento de las diversas boletas de garantía dejadas en
custodia, pertenecientes a las distintas Unidades Municipales. Emite listados
de boletas y avisos de vencimiento.
Sistema
de Atención de Público
Subsistema de Ventanilla Única
Municipal
Lleva a
cabo el registro y control de la atención del público que concurre a un
Municipio con el fin de solicitar un servicio o cumplir con una obligación
tributaria. La aplicación permite generar una fluida atención, disminuyendo
notablemente los tiempos de respuesta.
Subsistema de Atención al Vecino
Tiene
como principal objetivo agilizar, facilitar, coordinar y controlar la atención
otorgada por la plataforma de Ventanilla Única Municipal. El programa establece
un sistema de turnos de acuerdo a las diversas solicitudes del vecino,
complementando y optimizando las aplicaciones de Ventanilla Única.
Subsistema de Ventanilla Única
Social
Administra
todas las ayudas sociales prestadas hacia los contribuyentes por el Municipio
desde un sólo lugar. Interconecta y centraliza los servicios pertenecientes al
área social del Municipio, reúne soluciones tanto físicamente, como a nivel de
una aplicación, dando ágil respuesta al contribuyente.
Conclusión:
En
definitiva lo que permite la herramienta ERP es mantener en un sistema integral
el funcionamiento de todos estos sistemas y subsistemas, de modo que quienes
tienen accesos a el, puedan tener una visión general y detallada de cada uno de
los subsistemas.
Lo
anterior, conlleva que todos quienes requieran información de otras dependencias
a través de la intercomunicación puedan elaborar productos con mayores insumos
de información permitiendo dar un valor agregado a lo que se deba elaborar.
No solo
permite a quienes desarrollan sus actividades al interior de una organización
tener el acceso a todos los sistemas y subsistemas, sino que a los usuarios
externos el poder recibir una información más objetiva y detallada de lo que
requiere.
entrada de Magíster en Gerencia Pública UAHC @ 11:52
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